Quante volte ho visto (e quante volte dovrò ancora vedere) nelle aziende progetti “figli di nessuno”.
Sembrerà scontato, ma ho visto tanti casi di progetti piccoli e grandi che nelle aziende vengono avviati, finanziati, e pianificati, ma senza nessun “padre”, magari lasciando al fornitore (quando c’è) gestire senza nessun referente.
Se per te stò dicendo cose scontate… beh… sono felice.
Ma credimi… ci sono tante realtà dove non è così!
Quindi ho deciso di estrarre dai miei segretissimi file … [scherzo]
qualche info utile e di pubblicare questo accenno alle cose principali da fare a mio avviso DOPO aver deciso di cambiare software in Concessionaria.
Se ti è capitato di affrontare questo importante passaggio, sappi che in alcune organizzazioni il metodo è:
– ok, ragazzi abbiamo deciso di cambiare
– il server arriva la prossima settimana… dopo mi raccomando… tutti sotto a lavorare
Bon! Fine della gestione progetto.
Beh… se corri questo rischio… leggi bene quello che segue. E se hai dubbi… scrivimi.
Spesso l’errore che viene fatto è quello di delegare ad ognuno in azienda “il proprio pezzo di progetto”, in base alle diverse responsabilità.
Scusami se sono diretto, ma è come se in azienda non ci fosse un capo, ma uno per ogni area che fà quello che ritiene il meglio (lo diamo per scontato) ma senza un coordinamento centrale.
Immagina la tua azienda senza un capo.
Il responsabile commerciale che vende senza tenere conto dell’ufficio tecnico.
L’ufficio tecnico che definisce le attività ed i prodotti/servizi senza tenere conto del controllo di gestione.
L’amministrazione che non si confronta con i reponsabili per fare i budget.
Sarebbe un delirio, o no?
Quindi, è fondamentale che ogni progetto abbia un CAPO PROGETTO.
Entrando nel concreto, e parlando di Concessionarie Auto (Dealer), è evidente che il capo progetto non può essere quello che sà tutto di tutte le aree.
Non posso avere una persona in Concessionaria che sà di vendite, di officina, di magazzino, di amministrazione, di rapporti con la casa madre, di informatica, di reti, etc…
Ma posso comunque avere una figura che segue il progetto, che ne tira le fila, che segue i rapporti con i fornitori e che domina e coordina il progetto appunto.
Non importa che il Capo Progetto sappia tutto. Deve appunto gestire il progetto, non farlo.
Pur non volendo addentrarmi nei concetti di Project Management, e rimandendo con un approccio molto pratico, orientato al mondo del Concessionario, vediamo per ora quali sono i primissimi compiti di questa figura.
I compiti fondamentali, da fare prima ancora che partano le attività vere e proprie.
Ci concentriamo nel nostro ambiente, l’Automotive. Quindi sarò estremamente concreto e legato ad un progetto di cambio del software della concessionaria, il cambio del DMS (Dealer Management System).
Qui supponiamo che si sia già scelto quale software adottare. Mi riprometto di fare in futuro un articolo anche su questo tema alquanto delicato, e pertanto che merita un articolo (o più di uno) specifico.
Abbiamo scelto il nuovo software. Ora che si fà?
Il primo passo è ovviamente nominare un Capo Progetto…;)
Visto che sei arrivato sin qui, diamolo per scontato, e dicimo che lo hai nominato.
ATTENZiONE! Tutti in azienda devono sapere chi è il Capo Progetto. Vale la pena mandare una circolare interna direttamente dalla Direzione.
Ora il Capo Progetto (da ora CP) deve assolutamente farsi un quadro di quali sono i player, sia esterni (fornitori) in campo, sia i riferimenti interni principali. Quindi:
- Chi è il fornitore del nuovo Software?
- Chi è il fornitore del Server? (spesso lo stesso del Software)
- Chi è il fornitore dell’altro hardware? (postazioni, stampanti, lettori barcode, etc etc)
- Chi è il fornitore della connettività?
- Chi è il fornitore del vecchio Software? (può sembrarti strano ma qui’ c’è un tema da sviscerare)
Attenzione alle seguenti due Note. Sono importantissime.
Nota 1: Sul fornitore del nuovo Software appena possibile serve avere il Capo Progetto lato fornitore di riferimento. Parlarci il prima possibile per sviscerare il progetto nella sua interezza (anche per quanto attiene agli altri fornitori).
Nota 2: Sul fornitore del vecchio Software. Bisogna immediatamente (se non è già stato fatto) valutare quali sono esattamente le condizioni e tempi contrattuali di disdetta. Bisogna anche confrontarsi sul tempo che sarà necessario continuare ad utilizzare, appieno od in sola consultazione, il vecchio Software (anche per adempimenti come lo Spesometro). Ed infine per l’eventuale estrazione dei dati necessari per la trascodifica nel nuovo software (se il nuovo fornitore non ha già quanto necessario).
Inoltre il CP deve anche identificare i referenti interni:
- per l’area Amministrativa
- per l’area Commerciale
- per l’area Post.Vendita
- per l’infrastruttura (EDP se presente)
Ultimo, ma non ultimo, il CP deve avere ben presente quali sono gli obiettivi aziendali che ci si è posti nel prendere la decisione del cambio del software.
Sicuramente sono emersi durante la selezione del software e durante la decisione del fornitore. In ogni caso, anche se il CP non fosse stato presente, deve condividere con la Direzione quali sono gli obiettivi.
Scrivere gli obiettivi del progetto in un pezzo di carta ed appenderlo in Ufficio davanti alla scrivania!
Ti sembra una sciocchezza?
Fidati. Non lo è. Tutta l’azienda (e più grande siete più questo è vero), sarà impegnatissima in primo luogo a far funzionare il quotidiano. Il rischio di perdere per strada l’idea dell’obiettivo finale è molto frequente. Salvo poi ricordarsene a mesi di distanza e rendersi conto che manca ancora un pezzo… l’ultimo miglio… il più importante.
Lo riaffronteremo questo tema degli obiettivi. Ma per ora diciamo che è evidente che è normale che gli obiettivi più alti sono raggiungibili solo al termine del progetto, e che spesso sono necessari anche interventi organizzativi, culturali aziendali, e di mansioni che non è detto siano a portata di mano. Ciò non toglie che bisogna sempre avere chiari gli obiettivi, e continuare a perseguirli. Per ora mi fermo qui su questo concetto.
A questo punto un elemento di fondamentale importanza. Il Capo Progetto deve avere delega da parte della Direzione.
Non mi riferisco a deleghe economiche, ma ad un preciso impegno solidale della Direzione al progetto.
Il Capo Progetto deve avere i gradi di Colonnello.
Se volete solo per il progetto stesso. Ma se si parla di questa cosa, il Capo Progetto deve sapere che ha il supporto pieno della Direzione. Di fronte a chiunque, ed in particolare il personale interno.
Extra-Bonus
Se sin qui siamo daccordo, vado oltre con un altro concetto ugualmente fondamentale.
Anche quando c’è un capo progetto, a volte manca un preciso impegno da parte del top-management (o della proprietà se è presente in azienda).
Guarda che anche questo punto è fondamentale, al pari del capo progetto!Naturalmente dipende sempre dal tipo di progetto. E’ chiaro che se parliamo di riverniciare il cancello del parcheggio mi pare inutile coinvolgere il top-management (ma il capo progetto serve comunque … ma su’ questo siamo già daccordo), ma spesso mi è capitato di vedere progetti importanti come il cambiamento del software aziendale che poi non vengono sponsorizzati adeguatamente.
Ok. Ci siamo.
Ora abbiamo un CP, con a sua disposizione tutte le aziende coinvolte, un Capo Progetto lato fornitore che lo affiancherà per tutto il tempo necessario, tutte le sue figure aziendali utili, ed il supporto della Direzione.
Il progetto può partire.
Ragazzi, il resto ad un prossimo articolo…. e mi raccomando PUNTARE ALL’OBIETTIVO SENZA MOLLARE MAI!
sono a vostra disposizione per qualsiasi domanda.
se volete scrivermi: stefano.rosini@gmail.com
Se vi è piaciuto l’articolo… condividete!
Change the game!
Stefano Rosini