L’arma non convenzionale che anche la tua Concessionaria potrebbe già avere e non saperlo… il push

Io adoro tutto ciò che si può automatizzare. E’ un po’ una sorta di mania. Quando lavoro mi piace sempre chiedermi se quello che stò facendo sia possibile automatizzarlo in qualche modo. Se mi trovo di fronte ad un processo migliorabile… vabbè ho scritto un intero articolo sul miglioramento dei processi ed il workflow, e non voglio rifarti tutto il film.

Oggi ti voglio parlare di una particolare funzione tipica degli ambienti di Business Intelligence (ma non solo).

Però c’è un problema! mi accorgo ora di non avere parlato sinora nel blog di Business Intelligence, quindi mi scuso con chi non conosce il tema, se avrete la voglia di continuare a leggere vedrete che è comunque interessante e comprensibile.
(un giorno scriverò un articolo anche sulla BI… ma “alla Stefano Rosini”)

Tutti noi, in qualsiasi azienda lavoriamo, e praticamente in qualsiasi ruolo, abbiamo bisogno di dati. Chiunque!

Lo so, lo so, alcuni diranno “ma chiunque?”… ti stupirò ma la mia risposta è si.
Dal primo all’ultimo in azienda.

Chiunque dovrebbe essere informato costantemente di ciò che attiene al proprio lavoro, dei risultati che ottiene, dei numeri che possono influenzare le sue decisioni, od il suo atteggiamento, le decisioni del suo gruppo di lavoro, e se vuoi anche la direzione aziendale.

Naturalmente più è facile, rapido, economico, avere informazioni… meglio è!

Quindi il primo punto è:

(1)
avere un sistema di distribuzione automatica e cadenziata delle informazioni e degli indicatori (kpi) che ogni figura aziendale deve avere sotto controllo

Qui il nodo è automatizzare la distribuzione di una serie di indicatori, chiamiamoli “istituzionali”.
Immagina il tuo responsabile post.vendita che riceve in automatico i dati del suo settore con la cadenza temporale che hai scelto.

• Ogni giorno riceve: numero passaggi del giorno, produttività, ore fatturate, ricambi venduti, valori commesse aperte… ma anche, numero passaggi previsti per domani etc..
• Ogni settimana riceve: stessi dati ma settimanali, inoltre indicatori su preconsegne, ordini di lavoro interni etc.
• Ogni mese invece riceve: …. tanto hai capito… quello che vuoi!

E così anche per:

• ogni venditore
• ogni accettatore
• ogni responsabile
• il CFO
• il CEO
• la proprietà (quando diversa)
• e comunque ogni figura aziendale..

Ma non solo:

(2)
ognuno dovrebbe anche essere informato qualora accadano fatti, si verifichino situazioni, delle quali è opportuno che sia informato tempestivamente.

Gli elementi fondamentali di questo concetto sono più di uno.
– la proattività (è l’informazione che mi cerca nel momento in cui un evento la scatena)
– la tempestività (il tempo in cui si viene informati è determinante nella riduzione dei danni, o nella massimizzazione dei risultati ottenibili)

Facciamo qualche esempio fuori contesto:
– se nella mia auto si guastano i freni, è una buona cosa che si accenda la spia. Non sarebbe comodo se ogni volta che salgo in macchina dovessi interrogare un sistema per verificare se i freni sono a posto. Giusto?
– se a casa, mio figlio prende un’insufficienza… è bene che lo venga a sapere anche se quella sera non ho pensato di chiedergli com’è andata a scuola… anzi… anche se quel giorno dormo fuori.
– di nuovo in auto, è bello che i navigatori attuali mi avvertano prima della situazione del traffico, addirittura proponendo percorsi alternativi… senza bisogno che io pensi “aspetta che verifichiamo se per caso c’è un ingorgo e non ci convenga cambiare strada”

Ma allora, se è così per la nostra auto, a casa, ed in qualsiasi altro contesto, è evidente che sarebbe bello fosse così anche in azienda.
E’ talmente ovvio che mi vergogno quasi ad averlo scritto.

Ed in effetti è così. Già oggi ad esempio se succede qualcosa di inaspettato, qualcuno deve comunicarlo agli interessati.

Ma l’opportunità è proprio qui… “qualcuno”.
Che come sempre può sbagliare, può non farlo, può mancare, e comunque ha un costo che potrebbe anche essere rilevante.

Qui c’è la possibilità di migliorare, se ogni giorno, ogni settimana, ogni mese:

• qualcuno deve produrre dei report e distribuirli in azienda
• qualcuno deve controllare se si è raggiunto un obiettivo
• …o se non si è raggiunto
• qualcuno deve verificare se si sono rispettati dei parametri aziendali
• qualcuno deve stampare la produttività di un reparto
• … la redditività di qualcosa
• … la variazione del valore inventariale di magazzino
• … la variazione del valore di stock dei veicoli

potrei continuare con una lista lunga un chilometro, come ben sai.

 

 

 

Un “nuovo” mondo

(Ok, lo chiamo “nuovo” perchè per molti è nuovo, ma non per tutti ovviamente. Magari tu che leggi sai benissimo di cosa si tratta ed i vantaggi che puoi avere a lavorare così).

Pensa come sarebbe bello se ogni persona potesse ricevere, automaticamente, ad esempio nella propria casella di email, quindi consultabile da qualunque dispositivo:

• quei 2-3 report che gli servono a fine giornata
• quei 2-3 report che gli servono a fine settimana
• quelli di fine mese
• quelli di fine trimestre

ed ancora:

• un alert se succede qualcosa di inaspettato
  • esempio inventato: su un ordine di lavoro la produttività è stata più bassa dell’80%
  • … o più alta del 120%
• un alert se si raggiunge un obiettivo atteso
• un alert se non si raggiunge un obiettivo atteso

e di nuovo etc etc etc..

Eccomi, io sono qui, in albergo che sto’ scrivendo questo articolo, e mi arriva un report di fine giornata di tutti i progetti in corso sui miei Clienti, la percentuale di completamento, e degli alert se qualcosa non stà andando come era stato programmato. Beh… godo!

Gli strumenti

Ho parlato di Business Intelligence (BI) perchè tipicamente tutto ciò che ho descritto sono funzioni disponibili in tali sistemi. In pratica quasi tutti quelli di livello Enterprise hanno queste possibilità.

Ma non solo. Anche alcuni database hanno questo tipo di funzionalità già sviluppate nel motore base.

Ma come sempre, il problema non è tanto lo strumento. Quello che serve ancor prima sono la cultura, e la volontà.
Nel mio lavoro incontro tante Concessionarie, e molte volte hanno già gli strumenti in casa, ma non vengono utilizzati.
E’ per questo che nel titolo indico che POTRESTI GIA’ AVERLO E NON SAPERLO.

Ad esempio normalmente gli ambienti di BI affrontano diversi temi principali. Il più usato è quello delle analisi con funzioni di navigazione tra i dati (drill-down etc.), un secondo è appunto quello della generazione di report istituzionali (nel senso che sono considerati fondamentali in azienda e standard, che devono sempre essere generati), e poi proprio la generazione di informazioni in metodologia push.

 

 

 

Che fare quindi

In conclusione, indipendentemente dal sistema di Business Intelligence che hai, indipendentemente dal database che hai, è possibile che anche tu possa attivare un sistema di generazione “push di report e dati” di grande valore per tutti i livelli della tua azienda.

Ma c’è un problema. Lo strumento è un elemento secondario (e dico secondario nonostante sono io che vendo queste cose!)… il primo elemento è la sensibilità aziendale a questo modo di vedere l’azienda.

Quindi:

prima costruisci la mentalità aziendale, un concetto di indicatori, identifica quali sono gli alert sui quali vuoi essere avvertito in modo “push”

dopo cerca lo strumento ed un sistema che ti aiuti

Ad entrambi questi punti c’è una soluzione, e come sempre l’esperienza è di fondamentale importanza. Già il fatto di avere un partner che comprenda questi obiettivi non è comune. Molto spesso il fornitore dei sistemi informativi si ferma a quello che ritiene l’essenziale, ovvero la gestione quotidiana della Concessionaria.

Se però sei arrivato a leggere sin qui, avrai capito che in realtà esiste la possibilità di “cambiare marcia”, sicuramente sei già sensibile a questi temi, e spero che in qualche modo questo articolo ti abbia dato l’ispirazione per salire un altro gradino verso un nuovo modo di vedere la Concessionaria.

se non sai come fare: CHIAMAMI!

Ragazzi, il mondo si può cambiare, le opportunità emergono ogni giorno intorno a noi. Bisogna solo riconoscerle e perseguirle con determinazione.

Change the game!

Stefano Rosini